FUNDAMENTOS DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.
De conformidad con la ley 594 DE 2000
Julio 14 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
“TITULO I_ OBJETO, AMBITO DE APLICACION,
DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES
ARTÍCULO
1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales
que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO
2. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública
en
sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás
organismos
regulados por la presente ley.
ARTÍCULO
3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes
conceptos, así:
Archivo.
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso
de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a
la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
También
se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión
administrativa,
la
información, la investigación y la cultura”.
Fundamientos de coservación documental
Es la necesidad de prolongar el cuidado de los
documentos y darles una vida perdurable,
se debe tener en cuenta dos factores: prevención y restauración. Tener una organización donde
se dé fácil su búsqueda sin olvidar:
- Archivos verticales
- Archivos horizontales
- Carpetas colgantes
- Subcarpetas
Determinando el tiempo que los documentos deben guardarse,
eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los
documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Teniendo en cuenta la
importancia que tienen los documentos dentro del desarrollo social, económico,
histórico y cultural de cualquier organización y de la misma sociedad, se hace
necesario crear metodologías y técnicas que garanticen un manejo racional de la
información como fuentes de conocimientos, que a su vez nos permita garantizar
la conservación de estos y convertirlos en herramientas eficaces que nos ayuden
a alcanzar el éxito en la ejecución de las actividades propias de la entidad.
Soportes documentales
Son los medios en los cuales
contiene información, independientemente del soporte, esto varía de acuerdo a
la tecnología que se utilice para tal fin.
Además de los archivos en
papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, informáticos, sonoros. Se
sabe de la importancia que tiene de tener soportes documentales y la implementación de las nuevas tecnologías
que se manejan ahora como soportes (tabletas, memorias USB, teléfonos de alta
gama).
Tipos
de soportes
Procedimientos Textuales
- ü Manuscrito: Tradicionalmente la forma de elaborar un documento era en papel y la información era ingresada a mano utilizando la tinta.
- ü Mecanografiados: Es la forma de elaborar un documento ya sea en máquina de escribir o impresora láser, claro que ya no se utiliza la máquina de escribir por la tecnología se usa los computadores.
- ü Electrónicos e Informáticos: Es un archivo pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales y gráficos, el archivo recibe un nombre para ser guardado en una carpeta de la computadora para ser buscado de forma fácil.
- ü Iconográficos: Son los documentos que aunque pueden contener información, están en otro tipo de soporte diferentes al papel, la Iconografía estudia el origen de las imágenes.
- ü Audiovisuales: Actualmente se utiliza una amplia gama de términos para describir los archivos audiovisuales a partir de sus soportes o materiales que alojan imágenes en movimiento y sonidos registrados.
Administración del tiempo
La administración del tiempo
se refiere a analizar nuestro uso de este recurso en forma regular, para
comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva.
Para realizar un buen
análisis de la administración del tiempo, debemos considerar no sólo el tiempo
dedicado al trabajo, sino también la calidad del mismo, en términos de
productividad. Así, trabajar 8, 10 ó 12 horas diarias no es lo más importante
si no las acompañamos de la productividad adecuada. Recordemos que la gestión
del tiempo no pretende trabajar más, sino obtener más resultados.
1 – Antes de iniciar el día, determina cuáles son las cuestiones fundamentales (“tareas clave”) que deben quedar resueltas antes del final del día.
Iniciar el día con un listado de “tareas claves” que deben ser realizadas te ayuda a enfocarte en esas cuestiones importantes. Cuando no existe planificación, tiendes a realizar cualquier tarea, sea o no importante. La cuestión no es hacer muchas cosas, sino identificar las cosas importantes, y acabar haciéndolas.
En muchos casos, esas tareas importantes pueden implicar un cierto grado de complejidad. Por ello, si no existe un compromiso firme desde el principio del día para concluirlas, podrás tener la tentación de aplazarlas, y acabar realizando muchas otras cosas de menor importancia, que nada tienen que ver con lo que verdaderamente deberías hacer.
2 – Asigna un determinado tiempo a cada tarea.
Cuando trabajas sin fijar una hora de inicio, ni una hora de fin parece que dispones de todo el tiempo para hacer algo. Así, si finalmente empleas un tiempo u otro, parece que da igual, y no es así. Antes de iniciar una tarea clave, plantearse cuánto tiempo asignas para la resolución de la misma. El hecho de que trabajes con un tiempo limitado hará que tú mismo trates de incrementar tu productividad para cumplir con la estimación.
3 – No inicies nunca una tarea antes de tener todos los materiales o informaciones que necesites para su realización.
En muchas ocasiones, inicias una tarea, y entonces, te das cuenta que te faltan ciertas cosas. La búsqueda de esas cuestiones reducirá tu productividad. Por ello, es importante determinar antes del inicio qué es lo que vas a necesitar. Si cuando inicias la tarea, cuentas con todo lo necesario a tu alcance, podrás avanzar más rápidamente, conseguir el resultado en menos tiempo, y con mejor calidad.
Lo primero que debes de entender es que la administración del tiempo tiene que ver con la planificación de tus actividades.
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